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会议服务:会议通知发送注意事项

时间:2017-12-16 19:44 阅读数:
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  要召开一场会议,肯定离不开与会者,而要想让更多的与会者知道这次会议,就离不开会议通知。发送会议通知也是有一定的要求的,该什么时候发,怎么发,用什么方式发,这些都需要考虑。因此在进行会议通知的发送时也有很多注意事项,这也是保证与会人员到场率的重要因素。接下来就来看看发送会议通知要注意哪些方面吧。
 
 
  确定与会人员名单
 
  对于要发送的会议通知在正式发送之前,需要送交上司审核.最终根据上司确定的名单再发送会议通知。
 
  确认填写信息
 
  对书面通知的地址、邮编等要填写正确,再三的确认填写的信息是否正确,确认无误之后在进行发送。
 
  信封鱼内容要相符
 
  装信封和邮票时要注意,不要装错、漏装,信封上要写明“会议通知”字样。
 
  落实回复环节
 
  落实发送的回复环节,比如发送对象没有及时收到通知,可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知是否落实。
 
  进一步确认到会人员
 
  在会议前夕,最好能和所发出通知的人员联系,进一步确认是否能够到会,以便安排食宿,代客户订购回程车票等。
 
  其他
 
  对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来,制作成名条,以便下次发通知时利用。