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年会场地该如何预定?

时间:2017-12-16 19:45 阅读数:
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  年会场地的预定是年会开始之前的一个重要环节,选择一个与众不同、别具新意的年会场地很重要。不仅可以满足年会的需求,更能突出年会主题的氛围,让年会更加精彩夺目!在考虑具体的会场之前,首先要清楚年会的形式,来宾人数、费用和酒店、会场的地理位置。当这些基本确定的时候,我们就可以一起去预定会场了!
 
 
  确定年会场地
 
  一般来说,春秋季是婚礼日期的热选时间,但也是诸多商业活动、体育赛事的高峰;而夏冬是婚礼淡季,却又是各大公司年中、年末会议的高峰期。所以在选择预定年会场地时要确认中意的会场场地是否有空,甚至是会不会有成本浮动。
 
  确定用餐方式
 
  用餐方式、菜式套系价格和宾客的人数将最终决定年会预算的价格区间。如果是以桌计算,可以根据会场环境、氛围、星级的差异以及菜式的不同价格不断升级;以人数计算,则根据菜式的不同价格逐级递增,如果采用自助餐会则更有最低人数的限制。
 
  会场布置方案
 
  相关人员要通过与酒店销售人员的交流了解会场的形状、面积和功能,从而安排仪式进行区(舞台)的方位以及主桌和其他餐桌的摆放方式,进而设计年会的主题。虽然会场都会推荐具有会场特色的布置,但人们更喜爱具有独特风格的会场布置方案。
 
  签订合同
 
  如果您对酒店所提供的服务和报价大致满意,就可以考虑签署合同了,毕竟合同才是落实一切的法律文件。您可能还需要交纳一定的定金以确认对会场的预定。所以一定要仔细小心,将所有的要求变成文字,才可以得到真正意义上消费者权利的保护。
 
  最后确认
 
  即便是签订了合同,您仍然有机会收集酒店、会场信息,来触发您对年会的灵感。但至关重要的是,在年会开始前两周,您需要就年会的日程安排、会场布置、仪式流程与酒店再次进行确认,才能确保所有的美好构想能够如期地实现。