广州

一站式服务

专业顾问

海量会场

优质套餐

会场家 > 会议攻略 > 正文

会务工作流程之准备事项攻略

时间:2017-12-17 18:37 阅读数:
分享
  会务工作总体来说是一件十分繁琐的事情,要想把会务工作做好,在头脑中就必须要有一个清晰的流程图,细致到每个小部分,把每一个小环节都进行细分,再一步一步的完成,这样就不会出现太大的纰漏,将出现差错的概率降到最小化,接下来,就是会场家小编为大家整理的一部分会务准备工作事项流程攻略,希望可以帮到你。
 
 
  1.会议准备:明确人员分工,将具体人员分工情况裂一份详细的清单,方便快速的找到相关负责人。
 
  2.资料的搜集与整理:会议指引、会议回执单、会议使用文档等等这些都要准备好。
 
  3.会议通知:会议通知的撰写,要严格按照通知的格式,书写正确的会议通知,及时发放。
 
  4.回执的收集:确定参会人员信息,确定与会人数、姓名、性别、职务、联系方式等等。
 
  5.资料的印刷与打印:确定会议是否要用到电脑,如果需要,事先将所有需要展示的资料储存到相应的文件夹内,并告知相关人员,以便用时可以快速的找到。需要印刷的资料需要及时的联系印刷厂商,确定印刷价格、印刷完成及到货时间。列出打印清单及打印分数。将必要的文件整理好放入文件袋内,及时的进行资料的发送。
 
  6.住宿:联系多家酒店,对比之后进行预订,确定酒店价格、房间类型以及入住人数。
 
  7.接机:确定接机人员名单,联络方式及到达时间,预订相应的车辆进行接机。
 
  8.餐饮形式:确定用餐地点及用餐形式。
 
  9.文具准备和领取:准备好笔、本子、草稿纸等所有的办公文具。
 
  10.会场:会议场地的预订和会场的布置,桌椅的摆放等等是否到位。
 
  11.摄影:提前联系相关摄影事宜。
 
  12.礼品:会议礼品的预订。
 
  13.回程安排:与前台联系,确认回程人数姓名、时间,预订回程票。
 
  14.会后活动安排:提前联系会后活动场所,预订相关车辆。