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发送会议通知应该注意的事项

时间:2017-12-20 20:08 阅读数:
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  发送会议通知是召开会议之前必不可少的一个环节。发送会议通知的好处在于让我们的参会代表能够清晰的了解到整个会议的基本信息,开会的地点时间,还有就是会议的大概流程,不至于让我们的参会代表在来之前一无所知,所以发放会议通知对会议组织者来说也是一项重要的工作。
 
 
  一、提前宣布
 
  重要的会议,各项准备工作就绪后,就要尽早告诉与会人员,让他们提前做好准备:约请性会议为精确计算与会人数,须提前一周以上宣布告诉,并附上回执。
 
  二、内容确认
 
  会议公司在发送会议告诉时应仔细断定会议的规模,确保给每一位与会者发送会议告诉。告诉的信封上应精确标明与会者的具体地址、工作单位、名字等,并在明显方位上夺目地标出“会议告诉”的字样。可将会议中运用的有关票证(入场券、代表证、坐次号、编组名单以及就餐证、搭车证等)与会议告诉一并发送。必要时,在告诉送出之后以电话或者其他方式和与会人员取得联系,确认是不是收到告诉、是不是能参加会议等项内容。有些单位发会议告诉时,需当事人签名,若当事人不在,就请别人代为告诉。
 
  三、信息准确
 
  做好发放告诉工作需要在平常打好根底,不能忽略一些细微琐碎的事情,如领导同志、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址、电话、电子邮件地址等要知道精确,依据改变及时修改。
 
  会议通知是会议开始前的准备工作,也是给我们参会代表的第一印象,所以会议通知要严格按照要求,为与会者留下良好的第一印象。