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会场家教你如何办好会议

时间:2017-12-20 20:16 阅读数:
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  其实要举办一场成功的会议并不是一件简单的事情,无论是发布会、招商会、培训会等等各种各样的会议。每一场会议的举办都是一个十分繁琐的过程,不是三言两语就能搞定的事情。它需要一个完整的流程,这个流程与会议的成功与否有着密切的关系,而会议举办的成功与否则直接取决于你是否掌握了如何办好一场会议!因此,这就是会场家小编今天想要跟大家一起分享——最全的会议攻略教你如何办好会议?
 
 
  首先我们来总结一下,一个完整的会议流程基本上我们可以三个大的方面:会议筹备、会议策划、会议服务。会议筹备是前提,会议策划是根本,会议服务是关键。接下来关于如何办好会议我们就可以从这三个方面入手了。
 
  做好会议筹备
 
  会议筹备即会议开始之前为会议所做的准备,其中包括三个方面:
 
  1.会议资料的准备:包括会议所需要的所有文件,会议通知、工作清单、与会人员名单、发言稿等等一切在会议中会用到的会议资料的准备。
 
  2.会议内容的确定:包括确认会议目的、会议名称、会议日程、会务人员。确定会议的目的,想要达到的效果以及取得怎样的成果;确定会议名称,初步拟定出席对象、主持人、会议规模、召开的时间、地点、议程等;决定会务人员,必要时成立会务筹备组;确定会议日程,编排会议日程表,并在会议前分发给与会人员。
 
  3.会议工作安排:在会议筹备阶段要有个大致的会议工作安排,人员安排、事项安排,比如说哪些人负责接待、哪些人负责维护秩序等等,要做到分工有序,循序渐进。
 
  完成了会议筹备,就该是详细的会议策划流程了,一个详细的会议策划流程对于团会网这样的专业的会议策划公司来说就是得心应手的事情了,那么接下来就是该做好会议策划环节了。
 
  做好会议策划
 
  在会议筹备阶段我们已经做好了会议前的准备工作,在会议策划环节我们需要做的主要包括这几个方面:
 
  1.会议场地的选择,会议场地的选择在会议策划流程中是重要的环节,场地选择是否合适,对会议产生直接的影响,要根据会议的类型和规模,选择合适的会议场地,场地的选择不易太大也不宜太小,可根据与会人员的多少来进行场地的确定。
 
  2.会场的布置,在场地选择好之后,场地的布置工作也少不了,包括会议桌的摆放形式、舞台的设置以及会议设备的摆放等等,这些都是在会议策划中不可忽视的问题。
 
  3.其他方面。其他方面包括会议成本预算、场地安全保障、相关信息的确认等各方面的落实于开展工作。
 
  做好会议服务
 
  这也是办好会议的一个关键部分,很多时候一个会议酒店服务的好与坏会直接影响着酒店的效益,因此,会议服务环节必然少不了。好的会议必然也离不开好的会议服务。会务服务我们可以分为会前、会中和会后三个阶段。
 
  1.会前服务:会前服务包括了解会议的基本情况,确定参加会议的人数,明确会议类型,名称,时间,主办者,会议的特殊要求,与会者的风俗习惯等;会议物品的摆放,一般包括纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、毛巾托、清口糖等摆放整齐;会议场地的布置,比如说条幅的悬挂、装饰品的合理摆放;设施设备的调试,投影幕和投影仪的正确安放。
 
  2.会中服务:引导入座,参加会议的人员可能对会场不熟悉,这就需要会务工作人员引导与会者对号入座;分发会议文件资料,会议中所需要的文件资料,需要会务工作人员及时准确的分发到每个与会者手中;内外联系传递消息,在会议进行的过程中,会务工作这不宜离得太远,要随时待命,及时的进行内外联系传递消息;维持会场秩序,安排会务工作人员制止
 
  与会议无关的人员进入会场,保证会议场地安全;其他服务,准备备用的笔墨纸等相关物品,时间较长的会议还要准备好茶水等服务。
 
  3.会后服务:开门送客,会议结束时,服务人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌送客;仔细检查,会议结束后.服务人员及时检查活动现场,清理会场卫生,保持会场的干净整洁;后续服务,会后服务应做到有始有终,要做好回程车辆、票务等后续服务工作;及时总结,在会议结束后,还要对会议工作进行及时的总结与反馈,为下次会议的召开积累更多的经验。