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办会议有哪些需要注意的地方

时间:2017-12-20 20:43 阅读数:
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  我们常说办婚宴有很多的注意事项,其实办会议也是如此,也有很多需要注意的地方。办会议你可能会忽视的细节有哪些?看看这些你有没有注意过?
 
  自带酒水是否收费
 
  对于会议主办方来说,为了节约会议成本,在召开酒店会议的时候难免会选择自带酒水。有些会场会明确规定不能地带酒水,这个问题自然不用多说,也很明确也就不用考虑过多。但是要注意的是,有些会场会允许你自带酒水,但是没有明确说明自带酒水是否要支付开瓶费用,这一点是很多会务人员都会忽略的一个小细节。对于这一点最好是能够在事先确定清楚,并且在合同中写明,并且要把酒水和饮料区分开来,毕竟每个不同的会场都有自己不同的规则。
 
 
  会场家小编支招:酒水费和开瓶费一定得事先确认清楚并写入合同!
 
  区分“订金”和“定金”
 
  要召开会议,提前预订酒店会场时必不可少的一个环节,相关负责人在签署预订合同之前一定要看清楚写的是“订金”还是“定金”这两者虽然只有一字之差,却代表着不同的权益。因为“订金”是订立、预订的意思,而“定金”则是法律意义上的责任承担。也就是说,如果合同上是“订金”,预订方呀更改宴会会场,商家需要退还订金;如果合同上是“定金”,也就是下定,商家需要预留这个定期时间,商家和预订方都无权更改,若更改需给予对方赔偿。
 
  会场家小编支招:签署合同之前一定要区分开是“订金”还是“定金”!
 
  合理分配时间
 
  召开会议,时间的掌控尤为重要。一定要尽量最少的时间去接待每一位与会嘉宾。要合理安排会议时间,会议当天,你作为会议主办方肯定有很多事情需要你去做,千万不要花费大量的时间来接待一个你认为十分重要的人,如果这样做其他的与会嘉宾会觉得他们没有受到重视,同时还会影响到整个会议流程。如果在这次出席的嘉宾中有多年交情的老朋友,同时又有很多话要聊也要等会议结束之后再续家常。
 
  会场家小编支招:不花太多时间接待个别嘉宾,合理分配时间,顾全大局!
 
  是否留有备用餐桌
 
  当你在预订会议酒店的时候,难免会考虑到会议用餐的问题,而这个问题就关系到有多少人会吃饭。很多时候在会议还没开始之前,你对很多的因素都是不确定的,只能是心里有个大概的数。因此在与会嘉宾的数量无法确认的情况下,最好是在安排会议用餐是多备一桌,俗话说有备无患嘛。但是备用桌的费用要谈好,并在合同中写明!并且要明确写明如果宾客人数过多,使用了这备留的一桌,那按照整场费用收取,如果客人数不到,以至这桌的冷菜没有食用,那可事先谈好只负责冷菜费用,其他费用可以不用再付。
 
  会场家小编支招:备好备用桌,备用桌费用在签署合同中注明!
 
  量“力”而行
 
  这里所说的“力”,当然是指酒力啦。在会议餐桌上难免少不了会喝酒交际。但是在会议这种场合一定要做到量力而行,千万不要逞强,也不要硬劝别人喝酒,特别是对于酒量差的人来说,很可能喝多了就喜欢胡言乱语,在下场会议中影响到会议秩序。因此,要记得要会务人员注意所有与会嘉宾的安全,喝酒要适可而止。