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选择会议场地时我们应该注重哪些因素

时间:2018-02-18 20:55 阅读数:
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  要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,需要考虑很多方面的问题。首先选择合适的会议场所就是一件很重要的事。
 
  会议场所的选择有很多种,最常用的是公司的会议室。也有公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假。至于大型的、重要的会议一般会选择专门租用饭店的会场。
 
  不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,最好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。
 
 
  只有事先做好准备工作,才能保证会议顺利进行与圆满结束。一般来讲需要考虑些问题呢?比如:
 
  开会的时间是否能保证大家都能参加?
 
  会不会遇到外宾来访或者公司出货?
 
  会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当?
 
  会议需要什么辅助器材,由谁负责?
 
  会议进行的时间预计有多久等等?
 
  另外在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致。
 
  所以一场完美的会议从开始到结束都有许多细节需要注意,场地提供方和会议负责人一定要多加注意哦。