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要做好会议邀请函,首先要在知道这些!

时间:2018-02-19 12:19 阅读数:
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  想要更多的与会者出席会议,就需要我们用会议邀请函去邀请客户,因此,做好会议邀请函是成功的第一步。做好会议邀请函,首先你得知道这些方面的内容:
 
 
  一、会议邀请函的含义
 
  即什么是会议邀请函?会议邀请函是指邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书。
 
  二、会议邀请函的基本内容
 
  毫无疑问,要做好会议邀请函,弄清楚会议邀请函的基本内容是关键。会议邀请函的基本内容包括包括会背景、会议目的、会议名称;主办单位和组织机构;会议的内容和形式;参加对象;会议时间和地点;联系方式以及一些其他说明事项。
 
  三、会议邀请函的结构和写法
 
  1.标题:直接由会议名称+“邀请函”三个字构成。
 
  2.称呼:邀请对象不同,称呼也就不同。通常分为以下三种
 
  ①发送到单位的邀请函,xx单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜统称,以示礼貌和尊重。
 
  ②请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前面加上“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
 
  ③网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。
 
  3.正文:按照邀请函的基本内容一项一项写明,开头部分写明举办会议的背景和目的,主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,也可以省略。
 
  4.落款和时间
 
  因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。随后写明具体的年、月、日。