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如何正确的选择开会时间?

时间:2018-02-19 12:51 阅读数:
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  要想要会议达到最佳效果,选对会议时间很重要,什么时间适合做什么事,是很重要的一个问题。如何正确的选择会议时间,才能让会议实现最佳效果呢?会场家小编现在就为你解答。
 
 
  要有充分的准备时间。除非万不得已,否则不要召开紧急会议。为与会者预留充足的准备时间,是会议高效的基本前提。尤其需要注意的是,会议的关键人物,他们往往是决策者,对会议的最终成果起着至关重要的作用,一定要为他们预留充分的准备时间。
 
  考虑自然因素。如果一场会议正在进行中,突然下起了倾盆大雨,而与会者都没有带雨具,那么,他们就无法再安心地继续开会。为了规避这些消极的影响因素,会议发起者在选择会议时间的时候应当考虑天气、气温等情况。
 
  午餐或下班之前开会。需要快速得出结论的会议最好安排在午餐或下班之前。有些会议需要快速得出结论,不容拖延,此类会议最好安排在午餐或下班之前,因为当与会者都急于结束会议的时候,效率自然得到大大的提升。
 
  会议时间限制,会议时限不要超过2小时。每次会议应该有时间限制,最长不要超过2小时,如果要超过这个时间,必须安排会间休息和茶歇。
 
  确保决策者出席。协调与会者的时间、确保所有人能够出席会议,一向是令会议管理者头疼的事情。如果会议的缺席率过高,或者决策者不能参加会议,那只能让会议延期,否则,注定将是一场无效的会议。在选择开会时间的时候,应当确保决策者和绝大多数参与者可以出席。尽量选择一个所有与会者都方便的时间,你可以在发出会议通知时,发给大家一些可供选择的时间。
 
  正确的选择开会时间,也是会议高效率的重要保障!