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如何寻找最佳会议场地

时间:2018-02-21 08:26 阅读数:
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  会议成为人们商务生活必不可少的元素,关于会议场地的选择和查找也就成为一个另很多商务人士头疼的话题。那么如何才能省时省钱省力有找到与自己的要求完美匹配的会议场地呢?会场家教您几招,学会这几招,保您成为会议场地选择的高手哦!
 
 
  1、明确会议的时间、地点、规模。这三点是一个会议的基本组成要素。想要找到合适的会议场地就要首先明确这三点。时间用来确认会议场地的档期。地点用来查找符合条件的会议场所。规模用来确定会议场地的尺寸,大小,层高等等。
 
  2、明确几种常用的会议摆台形式。最常用的几种会议摆台形式是:剧院式、课桌式、宴会式、董事会等等。不同的摆台形式对会场的面积及配备的设施要求都不同,明确自己会议的摆台形式可以更好的确定自己所要求的会议场地的面积大小。
 
  3、明确了会议的时间、地点、规模、摆台等等后。会议的基本要求已经确定下来。这时候需要您在所确认的地点附近内查找符合您要求的会议场地,当然如今会议场地供应商如此之多。酒店、展览中心、创意会场等等哪一个是您最佳的选择呢?在所确定的区域内必定有多家场所符合您的要求哦,那就进入下一步吧。
 
  4、根据会议场地的布置方案,您会对会场有一个进一步的要求。比如层高多少、前厅多少、会场是否允许有柱子存在等等。这样在符合的会议场地中您将PASS掉一些不符合要求的会议场地。那么接下来您要做什么呢?
 
  5、与会议场地的提供商联系,查询档期及报价。会议场地的供应商有分为直接供应商和间接供应商。直接供应商是指酒店、会议场所的拥有者及直接销售者,间接供应商是指公关公司、会场预定网站如搜会网等。两者各有优缺。与直接供应商联系一切事物就要您亲力亲为。而间接供应商可以为您将所有事情规划好。接下来就要在档期允许的会议场地里比较报价了,当然您最好参考交通是否便利,会议场地附属服务是否周到,在全部比较好后我们相信您会有中意并符合您要求的会议场地选择方案了。
 
  6、接下来您要为您满意的场地做预定并支付一定的定金,签订会场租赁合同并完善您要求的服务信息及会议场地配备要求。以确保在您会议成功圆满。
 
  当然,您也可以选择和团会网这样的一站式会议服务平台合作。我们团队汇聚从事会务,商务服务专家及一批精于会议接待的专业人员,具备良好的协调沟通能力、丰富的执行管理经验,满足为客户提供最好服务的所有条件。真正是有能力做到先客户之忧而忧,后客户之乐而乐!