广州

一站式服务

专业顾问

海量会场

优质套餐

会场家 > 会议攻略 > 正文

会议场地预订有什么讲究

时间:2018-02-21 08:39 阅读数:
分享
  作为上班族,大大小小的会议肯定参加了不少,每一类会议都有不同的讲究,同样的会议场地的预订也是有讲究的。
 
  一:时间
 
  会务组的工作人员需要提前明确会议的时间,明确会议时间后就需要着手准备预订会议场地了。一般来说,预订会议场地最好提前一个月,临时去找会议场地会耽误不少时间不说,也并不容易找到合适的会议场地,如今大酒店的会议室档期都比较紧。
 
 
  二:考察
 
  会务小组最好能列一张清单,将比较符合条件的酒店都列在清单上,并注明他们各自的优势与劣势,接着再进行考察。考察时需要注意几个点:酒店的接待服务能力、设施设备是否齐全、交通是否方便、周围的公共设施设备、会议场地价格、是否提供用餐、应变能力、处理临时事故的能力等等。
 
  三:布置
 
  会务小组还需要注意会议场地的内部装修以及布置,根据会议形式及内容选择合适的会议场地,例如有的会议所需要用到的是长桌、有的则是圆桌……
 
  四:预订
 
  当酒店已经考察完毕,并根据条件已经选出最合适的酒店之后,就需要预订酒店了。会务小组的工作人员需要与酒店的工作人员沟通好细节,包括时间、场地布置、所需要用到的设备以及物品、接待等等,会务人员需要一个细节一个细节地仔细去敲定,确保会议能够顺利举行,当然需要签订一定的协议以及交付一定的订金。在会议前一周内还需要与酒店再次确认会议安排。
 
  会议场地的预订是特别有讲究的,一场大型会议能不能顺利召开,一定程度上都取决于会务人员是否做好了会务准备工作,所以会务人员在做会务准备时切莫掉以轻心。