广州

一站式服务

专业顾问

海量会场

优质套餐

会场家 > 会议攻略 > 正文

会议接待方案流程

时间:2021-04-21 23:07 阅读数:
分享
  会议接待方案有什么流程?那么,下面就随会场家网小编一起来看看吧。
 
  会前服务
 
  1.与会议主办方者洽谈;
 
  2.向会议主办方提供会议接待策划方案和报价;
 
  3.邀请会议主办方实地考察会议将举办的会场所;
 
  4.与会议主办方者确定会议接待方案;
 
  5.与会议主办方签订会议接待准合同;
 
  6.确认会议主办方者预付定金事宜;
 
  7.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及接待手册;
 
  8.准备会议资料(含代邀请相关领导,新闻煤体,新闻通稿,接待资料,会议配套的商务服务及公关礼仪,翻译,通讯及秘书服务)。
 
会议接待方案流程
 
  会中服务
 
  1.机场,码头,车站,专人(礼仪)专车分批分时段按要求接站;
 
  2.会议现场,会议秘书分发会议资料,来客接待,房卡发放;
 
  3.会议秘书协助会场布置及场地的会务服务;
 
  4.会议秘书在会议接待(报道处)协助会务确认和分放房间;
 
  5.确认用餐时间,菜单,标准,形式,酒水及主次桌和其他服务系统安排工作(酒店安排,水果分配,酒店服务员人手的到位)
 
  6.提前确认代表(客户)的娱乐项目,娱乐场所及消费和付款方式。
 
  7.确认该主办方为会议代表提供的旅游考察的吃,住,行,游,购,娱乐和安排事宜(日程安排,房,餐,车,导游等细节安排)
 
  8.确认并保障会议期间会场防盗,消防等酒店设施安全工作;
 
  9.确认特殊客人(含领导,少树民族代表,VIP,残障及家属安排)
 
  10.协助会议期间的交通工具的安排,合理调车;
 
  11.代办会议代表返程票务和其他代办的安排(如会后特别特殊出游)。
 
  会后安排
 
  1.会务服务的总结,评估,会议代表的意义,对安排的反馈以及领导的建议和评价,及时的处理和改进有关工作;
 
  2.会议留影,会议资料,领导讲稿,代表发言稿,新闻报道资料的汇总结书及印刷代表通讯录;
 
  3.与酒店方核对其他的消费费用,与会议主办方费用结算,然后与酒店总消费的结帐,处理发票等财务工作;
 
  4.欢送代表工作(对有关领导赠送小纪念品)跟踪服务,迎合下次的合作。