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如何策划一场会议

时间:2017-04-25 20:38 阅读数:
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  策划一场会议需要考虑到诸多的细节,准备环节也是较多较复杂的,那今天就和小编一起来学习一下如何策划一场会议吧。
 
  一:基本了解
 
  首先要对会议做一个基本的了解,会议召开的时间、会议的人数规模、会议是在本公司内召开还是在会议酒店召开、会议的基本内容等等。对会议做了一个基本的了解之后,就可以展开会议准备的具体工作了。
 
策划会议
 
  二:会议酒店
 
  寻找会议酒店是整个会议策划中的重中之重,尤其是叫高端的会议可能就需要去较好的会议酒店召开,像星级酒店的会议厅的档期都是比较紧的,所以一定要尽可能早的去寻找会议酒店,合适的话就赶紧预订下来。
 
  三:制作横幅
 
  大型会议都需要会议横幅也需要制作会议铭牌,那么会议小组在寻找到合适的会议酒店之后,就需要赶紧制作会议铭牌了。会议小组可以将这个工作安排给一位工作人员,由他来专门负责这个工作板块,提高工作效率。
 
  四:准备资料
 
  会议资料也是需要进行准备IDE,包括会议的基本内容,会议的纪律要求等等,还可以将会议召开的时间和地点写在会议资料上,统一打印出来,然后再会议召开前一一分发给会议人员。
 
  五:会议通知
 
  会议小组需要对每位与会人员下达会议通知,可以以短信或者邮件的方式将会议的基本内容通知给与会人员,记得一定要通知与会人员会议召开的时间和地点哦,还可以将会议通知张贴在公司的公告栏上。
 
  六:工作人员
 
  会议小组在会议当天也一定要做好会议服务,分配一定的工作人员来负责会议服务,还需要指定两名左右的人员来负责会议记录等等。
 
  要策划好一场会议,那不管是前期的准备工作,还是后期的工作执行都要将会议的诸多细节落实好,不能马马虎虎的。