广州

一站式服务

专业顾问

海量会场

优质套餐

会场家 > 会议攻略 > 正文

会务服务技巧

时间:2017-04-25 20:45 阅读数:
分享
  开会时,怎样面对各项琐碎繁杂的工作,要用最短的时间、最少的精力,取得最佳的效果,小编告诉你讲究会务工作的技巧。
 
  (一)明确目的及作用,认真细致做好会前各项工作
 
  1.会务服务人员首先要了解会务工作的任务、目的及做法,以便把握领导意图,与领导搞好配合。
 
  2.在会前议题一旦确定下来,除特殊情况外,会务服务人员应提前两天、重大会议应提前十天通知与会人员,以便与会人员有充足的时间准备。
 
会务服务技巧
 
  3.在确定与会人员名单时应注意,该参加的一定要提及到,列席人员不可过多,以免影响会议效果;发放会议通知时,应注意对于拟调动但尚未调动人员的通知一定不要发错或忘记,同时务必附上参会回执。
 
  4.布置会场不可千篇一律,应本着什么性质的会议就突出什么气氛的原则。在安排人员座位时,有多少人参加就摆多少椅子(可以稍多几把),因为椅子过多与会人员总会谦虚地往后坐,会场会显得很分散,不便于集中讨论问题。
 
  5.会场设施的安装调试一定要提早进行,会议用品也要提前送至会场并做到专人专管。
 
  6.会议文件准备务必落实到人,有具体的时间限制。
 
  7.在做好会议常规工作的同时,还要安排足够的通讯员、联络员及服务人员,以便在会议期间提供临时性服务。
 
  8.在正式会议前一天,要再次对会前的各项准备工作进行核查、确认。
 
  (二)会中严密组织,热情周到做好服务会议进行当中,主要由会议主持人指挥调度控制会议的进行。会务服务人员此阶段的主要任务是,掌握会议动态与信息,做好会议记录与会议信息的收集及会中的临时性工作,协助领导使会议按事先规划的议程进行,对于会议进行当中出现的不好的苗头及不良倾向,及时提出建议和补救措施,第一时间报告主管领导寻求解决。
 
  1.在组织与会人员签到时,手中要备一份与会人员名单、联系方式及抵离时间表,在证实报到人员的身份后,发给文件袋,做好报到人员所住房间号及联系电话号码的登记。
 
  2.要随时掌握报到人数,发现该报到而未报到的,应抓紧催促,保证在开会之前与会人员全部按时参会。
 
  3.会中发放文件要准确并履行好登记手续。
 
  另外,会务服务人员还应不断强化记人的本领,在可能的条件下熟悉所有可能参加开会的各级领导,这对于签到工作是必要的,在会议进行中,对于传递文件、做好会议记录、会中随时沟通与协调也非常必要。
 
  4.做会议记录一定要认真、准确、完整。
 
  5.会中各项活动的安排,要切身考虑到各位参会领导的工作任务,以不增加领导工作负担为准则。
 
  (三)会后要妥善处理好一切事宜会后的会务工作主要是安排送别与会人员、清理会场、归还借用物品、结算会议经费等,重点是会议文件的整理,会议精神的传达落实。这些工作处理的好坏直接关系到会议质量的高低。
 
  1.做好会议文件的清退。会议结束前应开具一份应退文件清单,按单做好相关文件收集工作。
 
  2.在统计到会人数时,注意不要把原定到会人数、通知人数、报名人数、报到人数等混淆。
 
  3.会后文件整理归档时,无论大会还是日常工作会议,一般每份文件要保存三份,即一份原稿、两份印稿,以备存查。
 
  另外,要做好会务工作,在各部门分工明确各负其责的同时,还须密切协作、主动配合、步调一致进行工作。由于大型会议的工作人员来自各个不同的部门,任务要求各不相同,必须实行集中统一领导,做到一切行动听指挥,重大问题及时请示汇报,不得各行其是。同时,要保证良好的会风,各项工作要坚持高标准、严要求,各项活动的安排要想在前、做在前。
 
  总之,会务服务人员做好会前、会中、会后各项工作是保证会议成功的前提,同时注重会务工作的技巧与艺术性,就一定能够把会务工作组织好,让领导满意、与会各方满意。